Lors d’un déplacement professionnel, rester connecté est essentiel pour travailler efficacement et ne rien manquer d’important. Entre réunions, e-mails et appels à gérer, il est crucial de bien s’organiser.
Heureusement, avec les bons outils et quelques astuces, vous pouvez rester productif où que vous soyez. Dans cet article, nous vous donnons nos conseils pour maintenir une connexion fluide et éviter les imprévus lors de vos déplacements professionnels.
Préparer son matériel
Avant de partir en déplacement professionnel, il est important de bien vérifier et préparer son équipement. Une bonne organisation vous évitera des imprévus et vous permettra de rester efficace en toutes circonstances. Voici quelques étapes simples à suivre pour être prêt.
Vérifier l’état de vos appareils
Assurez-vous que votre ordinateur, smartphone et autres équipements fonctionnent correctement. N’oubliez pas de faire les mises à jour nécessaires pour éviter les bugs de dernière minute. Pensez aussi à libérer de l’espace de stockage si vous devez télécharger ou enregistrer des documents sur place.
Prévoir les accessoires indispensables
Emportez toujours vos chargeurs, câbles et adaptateurs. Une batterie externe peut être très utile si vous passez de longues heures en déplacement sans accès à une prise. Si vous voyagez à l’étranger, pensez à un adaptateur universel compatible avec les prises locales.
Sauvegarder vos documents sur le cloud
Avant de partir, sauvegardez vos fichiers importants sur des services en ligne comme Google Drive, Dropbox ou OneDrive. Cela vous permettra d’y accéder facilement depuis n’importe quel appareil et d’éviter de perdre du temps en cas de panne de matériel. Vous pouvez également synchroniser vos e-mails et agendas pour travailler même hors ligne.
Trouver une connexion Internet fiable
Lorsque vous êtes en déplacement professionnel, une connexion Internet stable et sécurisée est essentielle pour rester productif. Que ce soit pour consulter vos e-mails, participer à des réunions en ligne ou collaborer avec votre équipe, il est crucial de savoir comment accéder à Internet où que vous soyez. Voici quelques conseils pour vous connecter facilement et en toute sécurité.
Utiliser le Wi-Fi des hôtels et des cafés
Les hôtels, cafés et aéroports offrent souvent des réseaux Wi-Fi gratuits. Cependant, ces réseaux publics peuvent présenter des risques pour la sécurité de vos données.
Pour protéger vos informations, pensez à utiliser un VPN (réseau privé virtuel). Cela chiffre votre connexion et empêche les intrusions indésirables sur votre réseau.
Prévoir un forfait mobile international ou une carte SIM locale
Si vous voyagez à l’étranger, renseignez-vous sur les forfaits internationaux proposés par votre opérateur.
Cela vous permet de rester connecté sans frais de roaming excessifs. Une autre option consiste à acheter une carte SIM locale, souvent plus économique, pour bénéficier d’un accès rapide à Internet dès votre arrivée.
Opter pour une clé ou routeur 4G
Pour une connexion plus fiable et privée, envisagez d’utiliser une clé 4G ou un routeur portable. Ce type d’équipement permet de créer votre propre point d’accès Wi-Fi, avec une connexion mobile, où que vous soyez.
C’est idéal si vous devez travailler dans des endroits où le Wi-Fi public n’est pas disponible ou n’est pas sécurisé.
Utiliser des outils collaboratifs adaptés
Lors d’un déplacement professionnel, la collaboration avec votre équipe reste essentielle. Heureusement, de nombreux outils en ligne permettent de continuer à travailler ensemble, même à distance. Voici quelques solutions pratiques pour faciliter la communication, l’organisation et le partage de documents durant vos déplacements.
Choisir ses applications
Pour échanger rapidement avec vos collègues, optez pour des applications de messagerie instantanée comme Slack ou Microsoft Teams. Elles permettent de discuter en temps réel, d’envoyer des fichiers et de créer des groupes de travail.
Pour les réunions à distance, des outils de visioconférence tels que Zoom ou Google Meet sont indispensables. Ils permettent de rester connecté avec votre équipe, même à des kilomètres de distance.
Planifier votre travail avec des outils en ligne
L’organisation est essentielle lors d’un déplacement. Utilisez des outils de gestion de projet comme Trello ou Asana pour suivre vos tâches, celles de vos collègues et la progression des projets.
Ces plateformes offrent une vue d’ensemble et facilitent la coordination, même lorsque vous êtes en déplacement. Vous pouvez assigner des tâches, fixer des échéances et partager des notes facilement.
Synchroniser son agenda avec des outils partagés
Pour éviter les imprévus, assurez-vous que votre agenda est à jour et synchronisé avec ceux de vos collègues. Utilisez des plateformes comme Google Calendar ou Outlook pour planifier vos rendez-vous et partager votre disponibilité.
Cela permet à votre équipe de rester informée de vos horaires et d'organiser des réunions ou des appels au bon moment, même si vous êtes en déplacement.
